Kâğıt Arşivler Tarih Oluyor

TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast

Kurumların, kuruluşların, şirketlerin, tacirlerin, vergi ve defter mükelleflerinin yasal mevzuata göre elektronik ortamda düzenledikleri, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü olan resmi, ticari ve hukuki belgeleri, yasalarda belirtilen sürelerde yasal geçerli ve güvenli olarak elektronik ortamda saklamaları gerekiyor. E-Fatura, E-Defter, Kayıtlı Elektronik Posta ile gönderilip alınan belgeler ile diğer tüm elektronik belgelerin elektronik ortamda oluşturulan hâli yasal geçerli belge niteliği taşıyor. Bu belgelerin kâğıda basılması gerekmediği gibi, basılmış olsa bile yasal geçerli olarak kabul edilmiyor. Ülkemizde E-İmza Kanunu ile birlikte elektronik ortamda güvenli e-imza ile imzalanmış bir e-belge, senet hükmünde kesin delil niteliği taşıyan ve elle imzalanmış gibi aynı hukuki değerde yasal geçerli bir belge olarak kabul ediliyor.

E-belgeler, senet hükmünde, kesin delil niteliğinde, yasal geçerli ve inkâr edilemez şekilde gönderilip alınabilecek

Ticaret ve Vergi Usul Kanunu kapsamında yasal geçerli ve güvenli E-Saklama hizmeti vermeye başlayan ilk ve tek kurumu olduklarını ifade eden TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast "Türk Ticaret Kanunu kapsamında kayıtlı elektronik posta ile ilgili Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yapılan düzenlemelerde, elektronik belgelerin taraflar arasında senet hükmünde, kesin delil niteliğinde, yasal geçerli ve inkâr edilemez şekilde gönderilip alınması tanzim edildi. Adalet Bakanlığı tarafından Tebligat Kanunu kapsamında yapılan elektronik tebligat düzenlemeleriyle hukuki olarak muhataplara e-tebligat olarak gönderilmesi, tebliğ edilmesi sistemize edildi. Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılan e-fatura ve e-defter düzenlemeleri ile de fatura ve defterlerin elektronik ortamda yasal geçerli şekilde oluşturulması, gönderilmesi ve alınmasına yönelik düzenlemeler yapıldı. Bahsi geçen tüm bu mevzuat düzenlemeleri kapsamında aynı zamanda elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve alınan E-Fatura, E-Defter, Kayıtlı Elektronik Posta ile gönderilip alınan belgeler ile diğer tüm elektronik belgelerin, yine elektronik ortamda yasal geçerli ve güvenli olarak saklanmasına yönelik düzenlemeler mevcuttur. Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS), aldığı yetki kapsamında, KEP hizmetlerine ilave olarak katma değerli hizmet olarak elektronik belgelerin saklanması hizmetlerini de verebilmektedir. GİB tarafından yetkilendirilmiş Saklamacı Kuruluşlar da e-fatura ve e-defter gibi belgelerin saklanması hizmetlerini verebilmektedir" diye konuştu.

Yüksek güvenlikli ve yedekli teknolojik sistem altyapısı

Samast "TÜRKKEP aldığı bu E-Saklama hizmetlerini verme yetkisi kapsamında, sahip olduğu yüksek güvenlikli ve yedekli teknolojik sistem altyapısı ve kolay kullanılabilen E-Saklama servisi ile tüm kurumlara, kuruluşlara, şirketlere, meslek mensuplarına, vergi ve defter mükelleflerine E-Saklama hizmeti vermeye başladı. E-Saklama hizmetini kurumsal ve bireysel müşterilerimize, ilgili yasal düzenlemelere ve uluslararası standartlara uyumlu olarak yüksek teknolojiye sahip İstanbul ve Ankara'da bulunan iki ayrı veri merkezimizdeki yedekli ve güvenli sistemlerimizde 5 yıl, 10 yıl veya üzerinde istenen sürelerde sağlıyoruz" dedi.

Arşiv veya donanım yatırımına gerek yok!

E-Saklama hizmetinin şirketler, kuruluşlar, meslek mensupları, mükellefler, kamu kurum ve kuruluşları gibi birçok sektöre tasarruf, hız ve verimlilik sağlayacağını vurgulayan Samast, geleceğe ilişkin olarak "Bugün birçok e-belge, yazışma, tebligat, ihtar, ihbar, sözleşme, teklif, sipariş, bordro, izin formu, dilekçe, abonelik ve üyelik formu, defter, toplantı çağrısı, iştirak taahhütnamesi, fatura, fatura itiraz ve cari hesap mutabakat belgeleri gibi elektronik ortamda oluşturulmakta, gönderilmekte ve alınmaktadır. TÜRKKEP E-Saklama Hizmeti sayesinde bu elektronik belgeler yasal geçerli ve güvenli şekilde istenen süre boyunca değişmezliği, silinmezliği ve güvenliği garanti edilerek saklanabilmektedir. Resmi, hukuki ve ticari kâğıt belgelerin zamanla ortadan kalkacağını öngörüyorum" dedi.

E-Saklama hizmeti ile kâğıt belge arşiv dönemi bitiyor

Samast, E-Saklama hizmeti ile kâğıt belge arşivlerini ortadan kaldırdıklarının önemine de değinerek "Müşterilerimiz, saklama hizmeti için kullanacakları depolama alanına ve belirledikleri saklama süresine göre ücret ödemektedirler. Uçtan uca çözüm sağladığımız E-Saklama hizmetimizi alan kurumsal veya bireysel müşterilerimizin fiziksel arşiv, depolama donanımı ve yazılımları olarak herhangi bir yatırım yapmalarına gerek kalmıyor. Bu tür yatırım maliyetlerinden çok daha düşük maliyete E-Saklama hizmetini TÜRKKEP'ten alabiliyorlar. TÜRKKEP olarak E-Saklama hizmetimizle kâğıt belge arşivlerini ortadan kaldırıyoruz" dedi.

Süreçler hızlanıyor, verimlilik artıyor ve ağaçlar kesilmiyor

Samast, "Müşterilerimizin yasal düzenlemelere göre muhafaza ve ibraz yükümlülükleri kapsamında saklamak zorunda oldukları belgeler ile kendilerinin saklamak istedikleri e-fatura, e-defter, KEP iletisi olarak gönderilip alınan tüm belgelerle e-imzalı her türlü belge başta olmak üzere tüm e-belgeler, ilgili uygulama ile saklama sistemimiz arasındaki belge transferini gerçekleştirilen sistem entegrasyonuyla otomatik hale geliyor. Müşterilerimiz iş akışlarında, resmi makamların talebi halinde veya yargısal nedenlerle geçmişteki belgelere ihtiyaç duyulduğunda, TÜRKKEP E-Saklama sisteminde sakladıkları belgelerine çok hızlı erişebilir, muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini her an kolaylıkla yerine getirebilirler. Belge saklama, geri bulma ve başkasına gönderme süreçlerini büyük oranda hızlandıran bu hizmet, ayrıca kâğıdı ortadan kaldırdığı için yüz binlerce ağacın kesilmesinin de önüne geçerek doğanın korunmasına büyük katkı sağlayacak" diye konuştu…